회사에서 하루에도 여러 번의 회의를 하지만 많은 회의들이 비효율적이고 결론 없이 끝나는 경우가 많습니다. 어떤 회의는 말이 너무 많고, 어떤 회의는 지나치게 조용하고, 또 어떤 회의는 서로 다른 이해관계 때문에 의견 충돌만 하고 끝나는 경우도 있습니다. 그래서 회의만 하면 피곤하고 차라리 혼자 일하는 게 빠르게 문제를 해결할 수 있다고 말하는 직장인들이 많습니다.
하지만 좋은 회의는 프로젝트의 속도를 몇 배로 빠르게 만들고, 팀원 간의 방향성을 맞추며 조직 전체의 생산성을 높여주는 핵심 수단입니다. 흥미로운 점은, 좋은 회의에는 반드시 일 잘하는 사람들이 포함되어 있고 그 사람들이 이끄는 회의에는 공통된 패턴이 있습니다. 말투나 카리스마로 회의를 장악하는 것이 아니라 몇 가지 기본 스킬을 반복함으로써 회의의 흐름을 자연스럽게 통제하고 결론을 명확하게 만들며 시간을 낭비하지 않도록 만들어 줍니다.
오늘은 일 잘한다는 사람들이 실제 회의에서 사용하는 세 가지 핵심 스킬을 정리해 보겠습니다. 이 스킬은 직급이나 성향과는 상관없이 누구나 연습을 통해 익힐 수 있으며 회의 시간과 업무 효율을 획기적으로 개선해 줍니다.
준비가 50%, 회의 전 이미 절반을 끝내는 사람들
회의를 잘하는 사람들의 가장 큰 특징은 회의 전에 절반을 끝내놓는다는 것입니다. 이 말의 의미는 회의 시작 전에 필요한 정보 정리, 논의 기준 설정, 결정을 위해 필요한 자료 준비를 마쳐 둔다는 뜻입니다. 회의 주제가 "신규 서비스 출시 일정 조정"이라면, 회의 전에 서비스 개발팀, 디자인팀, 마케팅팀, QA팀의 현재 진행 상태를 간단히 체크한 뒤 '어떤 문제가 있고, 어떤 선택지가 있으며, 어떤 위험 요소가 있는지'를 요약해 가져옵니다. 이렇게 준비하면 회의는 자연스럽게 논점만 다루고, 감정적 논쟁으로 진행되지 않습니다.
또 회의 전에 반드시 단 하나의 목표를 만들어 둡니다. "오늘 회의는 A 때문에 B를 확정하기 위한 것입니다."라는 단 한 줄의 목표 설정입니다. 목표가 선명하니 회의 도중 잡담이나 불필요한 감정 교류가 끼어들지 않고, 회의가 다른 방향으로 진행이 돼도 다루려던 핵심으로 다시 방향을 조정할 수 있습니다.
일 잘하는 사람들은 회의 자료도 길지 않습니다. 10장짜리 PPT 대신 핵심 1~2장 요약본을 사용하거나, 노션이나 메모 파일에 중요한 메시지를 5줄 정도로 요약해 둡니다. 이렇게 핵심만 정리하면 참석자들도 빠르게 이해할 수 있고, 회의가 흐트러지지 않습니다. 회의 참석자에게는 회의 24시간 전이나 최소 3시간 전에 자료를 미리 보내 내용을 인지할 수 있도록 하면 회의는 짧고 효율적으로 끝납니다.
결국 좋은 회의는 회의실에 들어오기 전에 이미 결정이 됩니다. 회의 전에 상황 파악, 핵심 정리, 자료 준비를 한 사람이 회의를 주도하고, 그 결과 일 잘하는 사람으로 평가를 받게 됩니다.
흐름을 잡는다, 불필요한 말은 줄이고 핵심만 정리하는 기술
회의 중 가장 중요한 능력은 '흐름 조절'입니다. 소통 능력이 뛰어난 사람들은 회의가 산만해지기 시작할 때 즉시 이를 감지하고 자연스럽게 다시 방향을 잡습니다. 참가자들이 각자의 불만이나 과거 이슈를 이야기하기 시작하면 "말씀하신 내용은 중요한 부분이니 별도로 기록해 두겠습니다. 지금 논의 중인 A문제를 먼저 정리한 후 그 부분도 이어서 다루겠습니다."처럼 부드럽게 대화를 다시 현재 안건으로 돌아옵니다. 이렇게 말하면 누구도 공격받았다고 느끼지 않고, 회의는 다시 안정적으로 흘러갑니다.
일 잘하는 사람들은 회의 중 자신의 의견을 길게 설명하지 않습니다. '제 의견은 세 가지입니다.", "핵심은 이 부분으로 보입니다."처럼 먼저 범위를 줄이고, 구체적 근거를 2~3개만 제시합니다. 상대가 반대하더라도 "제가 파악한 바로는 이렇게 보이는데, 혹시 다른 의견이 있으면 알려주세요."라고 말해 상대의 의견을 끌어내고 관계를 유지합니다. 내 의견이 무조건 맞다는 방향이 아니라 결론이 무엇이냐에 집중하기 때문에 갈등을 최소화하고 회의 흐름을 부드럽게 조정합니다.
회의 중 메모 습관도 매우 중요합니다. 회의 기술이 뛰어난 사람들은 중요한 말이 나오면 즉시 요약해 기록하고 몇 분 뒤에 다시 정리해서 "지금까지 나온 결론은 A, 그리고 해야 할 일은 B로 보입니다. 맞을까요?"라고 확인합니다. 이는 오해를 막고, 책임소재를 명확하게 만들며, 진행 속도를 높이는 데 결정적으로 역할을 합니다. 대부분의 회의가 결론 없이 끝나는 이유는 '중간 정리'가 없기 때문입니다. 이를 일 잘하는 사람들은 중간에 요약을 통해 회의의 뼈대를 유지합니다.
감정적으로도 절제된 모습을 보여줍니다. "이건 말이 안 됩니다"대신 "이 경우 이런 두 가지 이유 때문에 진행이 어렵습니다."라고 이야기하고, "왜 이렇게 늦어지나요?"라고 말하는 대신 "진행이 지연된 이유를 확인하면 대안 제시가 가능할 것 같습니다. 어떤 이유였나요?"라고 질문을 합니다. 감정 없는 문장으로 회의의 긴장감을 낮추고 협업을 유도합니다. 결국 흐름을 잡는 사람은 회의실 분위기와 목적을 정확히 인지하고 있는 사람입니다.
회의가 끝난 10분 뒤, 정리, 확인, 공유가 성과를 만든다.
회의가 끝난 이후에 회의를 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이가 드러납니다. 대부분의 직장인들은 회의가 끝나면 마음속으로 "이제 끝났다"라고 생각하지만 일 잘하는 사람들은 "이제 시작이다"라고 생각합니다. 회의의 결론이 실제 행동으로 이어지지 않으면 회의는 아무 의미가 없기 때문입니다. 대부분의 프로젝트가 지연되는 이유는 회의 직후, 내용 정리를 하지 않기 때문에 발생합니다.
일 잘하는 사람들은 회의가 끝난 후 10분 안에 '요약본'을 반드시 만듭니다. 이 요약은 길 필요가 없습니다. "결정한 것 , 해야 할 일, 각 담당자와 기한" 이런 구조로 작성하면 충분합니다. 예를 들어 "A 화면 디자인은 15일까지 수정, 책임자는 디자이너 김대리, 테스트 시나리오는 18일까지 QA팀 작성. 최종 검수는 20일 오후까지." 이런 식으로 명확하게 적어 둡니다. 그다음에는 반드시 회의 참석자 전원에게 요약본을 공유합니다. 공유의 목적은 기록을 남기기 위해서가 아니라 모두가 같은 기준으로 움직이도록 만드는 것입니다.
그리고 결정된 일이 불분명하면 즉시 확인합니다. 담당자가 모호한 일에 대해 묻거나 일정이 불확실한 상황이 발생하면 재확인하는 과정을 반드시 거칩니다. "오늘 논의한 기한을 20일로 확정해도 될까요?"라는 구체적인 질문으로 확인합니다. 보통 직장인들이 이런 질문을 받으면 강압적이라고 생각하지만 일 잘하는 사람들은 이 질문을 두려워하지 않습니다. 오히려 이렇게 정확하게 맞춰가는 과정을 통해 신뢰감을 쌓고, 일정이 지연되는 일을 방지하여 명확하게 만듭니다.
마지막으로 일 잘하는 사람들은 회의 후 '리마인드'를 활용합니다. 회의 후 하루 또는 이틀 뒤에 "어제 논의한 내용 중 현재 진행 상황을 간단히 공유드립니다." 또는 "지난 회의 결론에 따라 제가 맡은 업무는 오늘까지 완료 예정입니다."처럼 한 번 더 확인하는 메시지를 보내면 팀 전체의 속도가 균일해지고 누락이 되는 일이 없어집니다. 이렇게 회의 후 10분, 24시간, 48시간의 관리 루틴을 가진다면 업무 성과를 눈에 띄게 높여주는 결정적인 요소가 됩니다.
결론
회의는 회사 생활에서 가장 중요한 협업 도구이지만 잘못된 회의는 많은 시간을 낭비합니다. 준비 단계에서 논점을 명확히 하고 회의 중에는 흐름을 부드럽게 조절하며 회의 후 나온 결론을 즉시 행동으로 전환하는 능력을 가진 사람이 있다면 좋은 회의가 될 수 있습니다. '준비-진행-후속 조치'라는 기본적인 틀을 생각한다면 직급과 성향, 업무 종류와 관계없이 누구나 적용할 수 있습니다. 꾸준히 반복하면 회의가 길어지는 팀이 아니라 회의가 빠르고 정확한 팀이 될 수 있습니다. 결국 회의는 시간을 쓰는 것이 아니라 결론을 만드는 과정입니다. 회의의 목표만 명확히 인지하고 기술을 적용한다면 당신도 조직에서 일 잘하는 사람으로 평가받게 될 것입니다.